Erwartungen im Team klären – rasch und einfach

Das Klären von wechselseitigen Erwartungen ist ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Zusammenarbeit in jedem Team. Doch was so einfach zu sein scheint, gestaltet sich in der Praxis manchmal schwierig. Dafür stelle ich Ihnen heute eine Methode vor, wie Sie rasch und einfach die wechselseitig bestehende Erwartungen im Team klären.

 

Wer macht was in unserem Team?

 

Eine triviale Frage, auf den ersten Blick. Ist wirklich allen in Ihrem Team klar, wer was von wem wann zu welcher Zeit und in welcher Qualität bekommen soll?

Viele Führungskräfte beklagen ein Defizit an Informationsweitergabe und gemeinsamer Abstimmung in ihren Teams. “Die linke Hand weiß nicht, was die rechte tut”, könnte man auch sagen.

Machen Sie einfach den Selbsttest und fragen sich: Würde ein “Wildfremder” meine Mitarbeiter_innen einzeln befragen: “Wofür ist der und der genau zuständig und was sind seine Kompetenzen?” – Wie würde die Antwort ausfallen?

In vielen meiner Beratungen stelle ich gemeinsam mit den Führungskräften fest: Es scheint vordergründig klar zu sein, aber beim näheren Hinsehen ist oft gar nichts mehr klar.

 

Welche Erwartungen bestehen überhaupt in einem Team?

 

Erwartet wird vieles, zum Beispiel: Art und Weise der Leistungserbringung und Zusammenarbeit, Informationsweitergabe, bestimmtes Verhalten (Höflichkeit, Dankbarkeit, Hilfsbereitschaft… )…

Und das meiste wird niemals ausgesprochen, geschweige denn verhandelt.

Statt dessen nehmen wir lieber folgende Denkhaltung ein: “Das (was ich mir von anderen erwarte) ist doch selbstverständlich , darüber muss doch nicht gesprochen werden”. Jeder weiß schließlich, was er zu tun hat.

Diese – weiterverbreitete Sichtweise über Erwartungen im Team ist gleichermaßen

 

Egozentrisch und naiv

 

Egozentrisch – weil die meisten Menschen davon ausgehen, dass die eigene Sichtweise die “einzig wahre” und das eigene Denken und Handeln das “einzig richtige” ist. Demnach muss wohl jeder andere im Team selbstverständlich wissen, was ich von ihnen erwarte und sich dementsprechend verhalten.

Naiv deshalb, weil man das egozentrische Denken nicht in Frage stellt und glaubt, dass die anderen schon wissen oder merken werden, wie man es selbst gerne hätte und es doch sowieso auf der Hand liegt, was “richtig und falsch” ist.

Anstatt zu klären, was man selbst für gutes und erfolgreiches Arbeiten im Team braucht, wird stillschweigend vorausgesetzt, der oder die andere weiß das sowieso (oder kann es an der Nase ablesen… ). Man überlässt es somit dem Zufall oder Schicksal.

Bitte machen Sie es anders! Ein hervorragendes Werkzeug dafür, wie Sie als Führungskraft die wechselseitig bestehenden Erwartungen im Team klären ist die folgende Teamübung. Sie können sie sofort in jedem Meeting einsetzen. Ich stelle Sie ihnen nun vor, Sie heißt

 

Marktplatz der Erwartungen

 

Erwartungen im Team klären

 

Warum gehen Menschen auf einen Markt?

 

Weil sie dort

  • einkaufen können (in unserem Fall Information)
  • schauen, neugierig sein und Anregungen holen können (in unserem Fall auf/von andere/n Sichtweisen)
  • andere Menschen treffen und mit ihnen in Austausch zu kommen (in unserem Fall sich über relevante Fragestellungen austauschen)

Und das trifft auch im Zeitalter der Onlineshops und des Internetversandhandels nach wie vor zu.

Marktplatz der Erwartungen ist eine hervorragende Methode zur Klärung wechselseitiger Erwartungen in einer Gruppe oder einem Team. Parallel dazu können auch Angebote gemacht werden, unter welchen Bedingungen die Erwartungen erfüllt werden können.

 

Relevante Fragestellungen dabei sind

 

  • Wer macht was?
  • In welcher Qualität?
  • Wer ist wofür zuständig?
  • Wer braucht was und von wem, um den eigenen Beitrag leisten zu können?
  • Welche Kommunikation ist erforderlich, damit wir das in Zukunft wechselseitig erfüllt bekommen?

Obwohl es einfach klingt, eine der größten Herausforderungen in jedem Team ist es, in der Gruppe gemeinsam und offen darzulegen:

 

Was brauche ich

 

Doch diese Offenlegung bietet erst die Grundlage für die vielleicht noch wichtigere Frage: Wie und zu welchen Konditionen verhandeln wir dieses „Tauschgeschäft“ im Rahmen unserer Zusammenarbeit?

Das klingt ein wenig wie „feilschen“ – und das ist es auch, aber auf professionellem Niveau, denn schließlich geht es um die relevantesten Fragen der Zusammenarbeit innerhalb jedes Teams.

 

Die Marktplatzmethode bietet folgende Vorteile

 

  • Es findet kurzweiliger und reger Austausch zu relevanten Themen statt
  • Es muss nicht vor einer größeren Gruppe gesprochen werden
  • Die Ergebnisse werden schriftlich festgehalten und bieten so
  • Die Basis für die weitere Arbeit

 

Marktplatz der Erwartungen bietet eine hervorragende Basis für ein anschließendes Verhandeln, wer in einem Team zu welchen Bedingungen und zu welchem Preis Leistungen (z.B. in Form zu erledigenden Tätigkeiten, gewünschtem Verhalten… ) „einkauft“ und „verkauft“. Auf spielerische Weise lassen sich so Erwartungen im Team klären.

Nebenbei wird im Rahmen dieser Methode klar, was man im Team übereinander denkt und wie mit der Äußerung von spezifischen Bedürfnissen in einer Gruppe umgegangen wird. Daher ist es wichtig, dass nach Möglichkeit alle Mitarbeiter_innen (oder zumindest die meisten) Ihres Teams daran teilnehmen.

 

Hier können Sie die komplette Anleitung downloaden und leicht die Erwartungen im Team klären:

https://www.beraterkreis.at/wp-content/uploads/2016/03/Marktplatz-der-Erwartungen-1.pdf

 

Erwartungen im Team klären mit dem Marktplatz – Praxisbeispiel

 

Schritt 1

 

Das Team wird in Kleingruppen nach relevanten Unterscheidungskriterien aufgeteilt. Das können z.B. Berufsgruppen, Funktionsträger_innen, aber auch einzelne Personen sein. Somit ist man in einer kleineren Gruppe ein wenig „unter sich“ und die Kommunikation wird leichter.

Jede Gruppierung eröffnet nun Ihren eigenen Marktplatz, d.h. die Teilnehmer_innen sollten nun vor einer vorbereiteten (= mit Papier bespannten) leeren Pinwand stehen. Alle Teilnehmer_innen erhalten Stifte zum Schreiben. Sie weisen sie nun an, oben auf die Pinwand zunächst nur Ihre eigene Funktionsbeschreibung aufzuschreiben und die Pinwand mit einem senkrechten Strick in 2 Spalten zu teilen.

Tipp: Die linke Spalte sollte etwas breiter sein als die rechte (Verhältnis 2:1)

 

Beispiel aus unserer Beratungspraxis

 

Ein Krankenhaus wollte aus dringendem Anlass (massive Beschwerde) die Arbeitsprozesse in seiner Ambulanz verbessern. Es gab regelmäßige Schuldzuschreibungen und kleinere Konflikte zwischen Ärzt_innen, Pflegepersonen, Röntgen, Verwaltung und Abteilungshilfen mit der Auswirkung, dass die Patient_innen übergebührlich lange Wartezeiten hatten und dann z.B. Befunde gerade nicht verfügbar waren oder gesetzlich erforderliche Unterschriften auf Anordnungsdokumenten fehlten, ohne die nicht weitergarbeitet werden konnte.

Aus allen Berufsgruppen waren Repräsentant_innen anwesend. Wir teilten die Gruppe in eben jene fünf der oben beschriebenen Funktionsgruppen auf:

  • Ärzt_innen
  • Pflegepersonen
  • Röntgen
  • Verwaltung
  • Abteilungshilfen

Nun standen sie vor einer leeren Pinwand.

 

Schritt 2

 

Alle Gruppierungen sollen nun im Uhrzeigersinn zur nächsten Pinwand (=Marktplatz) gehen. Nun stehen alle vor einer anderen Funktionsgruppe. Sie weisen nun die Teilnehmer_innen an, innerhalb ihrer eigenen Gruppierungen darüber nachzudenken, was sie von der jeweiligen Funktionsgruppe, vor deren Marktplatz sie gerade stehen erwarten (oder was sie glauben, wofür diese Funktionsgruppe zuständig ist). Die Gruppe soll nun alles in der linken Spalte festhalten. Dafür geben Sie ca. 10 min. Zeit.

Tipp: Wir stellen immer wieder mit Schmunzeln fest, wie „schwierig“ es in einer Gruppe ist, gemeinsam im Uhrzeigersinn um +1 weiterzugehen. Ich kündige das schon in meiner Ansage zu Schritt 1 an und zeige in der Mitte des Raumes durch eigene Körperdrehung (beide Arme seitlich vom Rumpf abgespreizt) vor, wie der Uhrzeigersinn dreht. Die Teilnehmer_innen lachen meist darüber und die Übung klappt besser.

 

Schritt 3 – n (abhängig von der Anzahl der Funktionsgruppen)

 

Erneut gehen die Funktionsgruppen geschlossen im Uhrzeigersinn zum nächsten Marktstand weiter. Dort angekommen sollen sie zuerst lesen, welche Erwartungen an die „Besitzer_innen“ dieses Marktstandes von den Vorgänger_innen bereits aufgeschrieben wurden, um dann zu ergänzen und die eigenen Erwartungen an genau diese Funktionsträger_innen aufzuschreiben. Dauer pro Marktplatz ca. 10 min.

Nach und nach füllen sich nun die Marktplätze mit „Ware“ (=Informationen, Sichtweisen). Das sieht in etwa so aus:

 

Marktplatz2.jpeg

 

Schritt 4

 

Alle sind durch ein letztmaliges Weitergehen vor dem eigenen Marktstand gelandet. Nun geben Sie den Funktionsgruppen Zeit, die an sie von den jeweils anderen gestellten Erwartungen durchzulesen und innerhalb der eigenen Gruppe zu diskutieren.

Nun kommt die rechte Spalte auf der Pinwand zum Tragen. Dort sollen die Teilnehmer_innen nun Hakerl setzten (für „Wir sind einverstanden“), Fragezeichen (für „Was bedeutet das oder was ist gemeint?“) oder Kommentare und eigene Fragestellungen festhalten.

Lassen Sie den Teilnehmer_innen dafür ausreichend Zeit (mind. 10 min)

In unserer Beratung mit dem Ambulanzteam gab es hier viele Überraschungen der einzelnen Funktionsgruppierungen, die aber typisch für alle Branchen sind:

  • Das denkt ihr also sollte unsere Aufgabe sein?
  • Wir wussten gar nicht, dass Pflegepersonen und Verwaltung so viele Aufgaben haben, die in enger Abhängigkeit zueinander stehen!
  • Jetzt erst wird mir klar, warum Du auf diesem oder jenem Punkt so herumreitest.
  • Wir wussten gar nicht, dass ihr das und das von uns erwartet…

Jetzt empfiehlt es sich, eine kurze Pause zu machen, um gut vorbereitet zu sein für

 

Schritt 5

 

Reflexionsrunde im Plenum, bei der aber noch nicht über die Inhalte der einzelnen Marktplätze gesprochen wird. Wichtig ist hier die Frage nach dem Erleben in den Marktplätzen, ersten Erkenntnissen z.B. rund um die Kommunikation und das Artikulieren der eigenen Bedürfnisse, Eindrücke über die Kultur der Gesamtgruppe etc.

In der Beratung spiegeln wir an dieser Stelle gern unsere Eindrücke wieder und teilen der Gesamtgruppe mit, wie wir die Situation, Stimmungslage, Offenheit, Umgang der Gruppe untereinander selbst erleben.

 

Schritt 6

 

Jeder Marktplatz wird jetzt in zwei Phasen durchgenommen, so lange, bis alle Marktplätze an der Reihe waren. Dazu sitzt die jeweilige Gruppe, der der Marktplatz „gehört“ direkt vor der Pinwand und alle darauf festgehaltenen Punkte werden gemeinsam in der gesamten Gruppe durchgegangen – bis es entweder Einigung über die Erwartungen oder Veränderungen (z.B. Umverteilung der Aufgaben…) gibt.

Phase 1: Klärung der an die Funktionsgruppe bestehenden Erwartungen durch offenes Ansprechen und Nachfragen, was verstanden wurde. Setzen von Hakerln für ok oder Umverteilung.

Phase 2: Klärung der Bedürfnisse (was brauchen wir von Euch, damit wir diese Erwartungen erfüllen können?). Evt. schreiben nun andere diese neuen an sie gerichteten Erwartungen auf ihre eigenen Marktplätze.

In unserem Ambulanz-Fall war es so, dass das kleine Verwaltungsteam der Ambulanz eine Zusatzaufgabe von den Ärzt_innen erhielt, die für alle anderen eine wesentliche Erleichterung brachte (Umgestaltung und Nummerierung eines Anmeldeformulars).

Es kommt vor, dass nicht gleich alle Punkte sofort geklärt werden können, z.B. weil teilweise Informationen fehlen. In diesem Fall werden die offenen Fragen pro Marktplatz festgehalten und deren Beantwortung auf einen späteren Zeitpunkt (mit Termin und Zuständigkeit) vertagt.

 

Schritt 7

 

Erneute Reflexionsrunde wie bei Schritt 5 entweder gleich im Plenum oder zunächst in gemischten Kleingruppen (Funktionsträger_innen durchmischt) mit anschließender Zusammenfassung im Plenum durch eine_n Gruppensprecher_in.

 

Schritt 8 (optional)

 

Die gemeinsame Beantwortung der Frage: Welche Kommunikation (Routine, Medium, Beteiligung… ) ist erforderlich, damit wir das in Zukunft wechselseitig erfüllt bekommen und umsetzen.

Tipp: Marktplatz der Erwartungen kann in kleinen Gruppen, deren Teilung in aus Einzelpersonen bestehenden Funktionsträger_innen (z.B: Vorstand) auch am Schreibtisch sitzend mit Blöcken oder einzelnen Papierblättern durchgeführt werden. Die Blöcke werden dann so lange getauscht, bis man den Block mit den Zuschreibungen zu sich selbst erhält.

Auf diesem Weg lassen sich rasch die Erwartungen in Ihrem Team klären.

 

Viel Erfolg dabei,

Ihr Coach & Leadershiptrainer

Reinhard Krechler

Erwartungen im Team klären. Erwartungen im Team klären. Erwartungen im Team klären.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.