Damit der Delegationsauftrag gelingt, sind die sechs W Fragen zu berücksichtigen. Die Führungskraft kann so sicherstellen, dass Aufgaben verstanden wurden und Zeitpläne eingehalten werden.

Kommunikation heißt, nicht nur Informationen austauschen oder übermitteln, sondern auch miteinander in Verbindung treten, sich verständigen, sich verstehen.
Kommunikation hat nicht nur etwas mit Inhalten, sondern auch etwas mit Appellen und Beziehungen zu tun. Systematisch und zugleich systemisch, d.h. von der Annahme ausgehend, dass wir in selbst konstruierten und relativ festgefügten Systemen leben und kommunizieren.

Das Delegationsgespräch, in dem die/der Mitarbeiter_in über die zu erledigende Aufgabe informiert wird, sollte nicht zwischen „Tür und Angel“ stattfinden. In einer ruhigen Gesprächsatmosphäre stellen Sie sicher, dass die Aufgabe inhaltlich verstanden wurde, keine Einwände bestehen und vermitteln den Eindruck, dass noch später auftauchende Fragen beantwortet werden.

Die unten angeführten W Fragen helfen Ihnen dabei, das Gespräch zu strukturieren und auf nichts zu vergessen.

  • WAS? Was ist alles zu tun? Welche Teilaufgaben sind im Einzelnen zu erledigen? Welches Ergebnis wird angestrebt und welche Abweichungen können in Kauf genommen werden? Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?
  • WER? Wer ist am ehesten für diese Aufgabe geeignet? Wer soll bei der Ausführung mitwirken?
  • Warum? Welchem Zweck dient die Aufgabe oder Tätigkeit? Was sind die Folgen wenn die Arbeit nicht oder unvollständig ausgeführt wird?
  • Wie? Wie soll bei der Ausführung vorgegangen werden? Welche Verfahren, Vorschriften sind zu beachten? Welche Stellen/Abteilungen sind zu informieren?
  • Womit? Welche Hilfsmittel sollen eingesetzt werden? Welche Unterlagen werden benötigt?
  • Wann? Wann ist der Anfang der Arbeit und bis wann muss sie abgeschlossen sein? Welche Zwischentermine sind einzuhalten, um über den Fortschritt der Arbeit zu sprechen?

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