Aktuelle Studien belegen: Die Fluktuation vor dem ersten Arbeitstag ist beachtlich: 28 % der Unternehmen erhalten Kündigungen von neuen Mitarbeitern, bevor diese ihre Stelle antreten (Quelle: Haufe Group). 60 % aller Personaler sind überzeugt, dass ein besserer Onboarding-Prozess die Anfangsfluktuation senken würde. Aber was tun?

Dafür gebe ich Ihnen in diesem kurzen Video einen erprobten Erfolgsschlüssel mit (oder lesen Sie einfach weiter).

Mit dem Online Recruiting-Selbstcheck überprüfen Sie in nur 3 Minuten ganz einfach selbst, wie effektiv Ihre Mitarbeitergewinnung aktuell ist und wie Sie sie noch verbessern können.

Mit strukturiertem Onboarding die Anfangsfluktuation senken

In vielen Branchen geht es zwischen dem Vorstellungsgespräch und dem 1. Arbeitstag meistens sehr schnell – z.B. im Handwerk oder in Pflegeberufen. Leider ist aber in diesen Berufen auch die Ausstiegsrate im ersten Arbeitsjahr überdurchschnittlich hoch. Das mag viele (interne) Gründe haben, doch ließe sich mit relativ einfachen Maßnahmen die Anfangsfluktuation senken.

Bei Lehrlings- oder Azubistellen zeigt sich oft ein anderes Szanario. 

Ich kenne ein Unternehmen, das jedes Jahr 120 Lehrlinge einstellt. Man stellt auf Jobmessen aus, geht in die Schulen… um das Unternehmen und die Vorzüge des  Ausbildungsplatzes vorzustellen. Meist gibt es viele Interessensmeldungen der jungen Kandidaten. In weiterer Folge werden Arbeits- oder Lehrlingsverträge unterschrieben.

Und dann stellt man fest, dass nur die Hälfte (wenn überhaupt) dann tatsächlich am ersten Arbeitstag erscheinen. Und die, die erscheinen, sind nicht die Top Kandidaten. Was ist passiert – oder besser: Was ist nicht passiert?

Wenn das Beziehungsmanagent fehlt…

Anfangsfluktuation senken heißt aktives Beziehungsmanagement. Wie kümmern Sie sich um Ihre Neuankömmlinge? Begleiten Sie sie schon strukturiert in der Vorbereitung auf den 1. Arbeitstag? Nein? Warum nicht?

Aus Vertrieb & Verkauf wissen wir, dass Beziehung (bestehend aus Respekt & Vertrauen) die wichtigsten Kauftrigger sind. Genauso ist es bei Mitarbeiterbindung (Stichwort Loyalität). Mit dem Unterschied, dass Sie hier ein Jobangebot und Ihre Arbeitgebermarke „verkaufen“.

Was wäre, wenn Sie noch am selben oder am nächsten Tag nach der Arbeitszusage oder der Vertragsunterzeichnung Ihren neuen Mitarbeiter persönlich begrüßen würden? Beispielsweise in Form eines kurzen Videos nach der Art:

„Danke noch mal, dass Sie zum Einstellungsgespräch waren. Ich freue mich, dass Sie in unserem Team beginnen. Wir stehen für… und uns ist im Umgang untereinander ein Anliegen, dass… und diese drei Dinge sind bei uns wichtig… “.

Es geht um den Teamspirit, den menschlichen Beziehungsfaktor, damit Ihre Neuankömmlinge sich schon vor dem 1. Arbeitstag gut aufgenommen fühlen und den Eindruck haben, dass Sie sich um sie kümmern.

Das Video machen Sie, oder Ihr Vorarbeiter, Ihr Teamleiter… und natürlich nehmen Sie nicht für jeden neuen Mitarbeiter ein eigenes Video auf.

Das Menschliche steht im Vordergrund – aber da geht noch mehr…

Jedesmal, wenn Sie neue Mitarbeiter an Bord holen, geben Sie immer wieder die gleichen Informationen. Informationen zum Unternehmen, den Abläufen, den wichtigsten Personen, Kunden – je nachdem, was rund um den Eintritt in Ihrem Unternehmen eben wichtig ist.

Das ist wichtig, kostet aber jedesmal Zeit.

Das Bereitstellen unternehmens- oder teamspezifischer Informationen lassen sich automatisiert z.B. mithilfe einer Online-Videolernplattform ausliefern. In kurzen Videos beantworten Sie diei wichtigsten Fragen wie:

Was muss ich wissen?
Was muss ich können am 1. Tag oder in der 1. Woche?
Wo liegen welche Schlüssel?
Welche Formulare sind auszufüllen?
Wo sind die Firmenautos zu parken?
Braucht man ein Parkpickerl… ?

Das hilft Ihnen, ein und dieselben Dinge nicht mehr 100x sagen zu müssen. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und der Mitarbeiter kann sich Videos oder die Infoleitfäden dann anschauen, wann er Zeit hat oder das Wissen gerade braucht.

Automatisiertes Video-Onboarding sichert die Qualität Ihrer Einschulungsmaßnahmen

Nutzen Sie die Vorteile von automatisiertem Video-Onboarding und vermeiden 80% der Redundanzen (eine zweite Person muss „den Neuen“ immer wieder alles erklären). Sie sparen nicht nur die Arbeitszeit der einschulenden Personen, sondern haben einen standardisierten Onboardingprozess, der qualitativ hochwertig 24/7 läuft.

Das heißt aber bitte nicht, dass Ihre Mitarbeiter nur mehr über Videos lernen sollen. Natürlich braucht es das persönliche Gespräch. Unbedingt! Wie schon erwähnt: Anfangsfluktuation senken heißt aktives Beziehungsmanagement.

Da Ihre Zeit aber in der Regel knapp ist, können Sie sich in Ihren Mitarbeitergesprächen auf die wichtigsten Dinge konzentrieren wie zum Beispiel auf das zwischenmenschliche Beziehungsmanagement (Passt er oder sie in unser Team…? Hat er oder sie neue Ideen, Vorschläge? Wie tickt er oder sie… ?).

Formales & administratives Onboarding

Der dritte wichtige Faktor im Onboarding neben Beziehungsaufbau und Informationsvermittlung sind die administrativen Dinge. Die müssen wohl gemacht werden, sind für die meisten von uns unspannende, jedenfalls unproduktive Zeitfresser.

Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen brauchen Sie  Daten und Unterlagen für die Lohnverrechnung  wie zB. Meldezettel, Alleinverdienerabsetzbetrag, Pendlerpauschalantrag… Sie brauchen Dokumente wie Reisepass, Führerschein & co.

Modernes Onboarding arbeitet hier mit Formularen, Uploads und automatisierten Prozessen, die Ihre neuen Mitarbeiter selbst und zeitunabhängig vornehmen können und die Ihren Verwaltungsaufwand massiv reduzieren.

Einer unserer Kunden schreibt an seine neuen Mitarbeiter eine automatisierte Email mit dem Text: „Schön, dass Du nächsten Montag bei uns anfängst. Sei doch bitte so nett, lade hier diese und jene Dokumente hoch, weil dann klappt es ganz einfach schneller und besser mit Deiner ersten Gehaltsabrechnung ;)“

Warum Sie einen strukturierten Einschulungsplan brauchen

Warum sollten Sie einen Einschulungsplan machen (egal, online oder offline)? Ganz einfach. Weil sie die Qualität Ihrer Einschulung dadurch nicht mehr dem Zufall überlassen.

Früher hat man oft mit Checklisten gearbeitet. Man lud die neuen Mitarbeiter z.B. nach 14 Tagen zum Gespräch ein nach dem Motto: „Lieber Herr Karim, liebe Frau Meier, kommen Sie doch mal ganz kurz zum Gespräch. Es wäre jetzt ganz fein, dass wir mal schauen, wie es Ihnen geht. Mir ist auch wichtig, dass Sie die wichtigsten infos über unser Unternehmen haben.“.

Im Gespräch arbeitete man dann Punkte aus einer Einschulungsmappe oder eine Checkliste ab. Checklisten lassen sich heute über Online-Formulare vereinfachen und automatisieren.

Und heute? Beispielsweise könnte Ihr neuer Mitarbeiter in den ersten paar Tagen eine Email bekommen nach der Art: „Hallo – hier Dein Wochen-Einschulungsplan Nummer 1. Bitte schau Dir drei kurze Videos an. Das erwarten wir uns von Dir…  und dass das weißt… dass Du das kannst. Und wenn Du dazu Fragen hast, dann schreib mir einfach zurück oder ruf mich an oder wir sprechen morgen darüber.

Ein Einschulungsplan kann online mit einem Quiz oder Minitest abgeschlossen werden.

Beispiel: Anfangsfluktuation senken um mehr als 50%

Ein Autohaus mit angeschlossener Werkstatt (mittelgroßes Unternehmen über 100 Mitarbeiter) begann, automatisiertes Onboarding einzusetzen.

Unterlagen und Dokumente werden nicht mehr am ersten Arbeitstag eingebracht, sondern schon vor Arbeitsbeginn upgeloadet. Automatisch wird ein Fotograf für das neue Teamfoto bestellt. Dienstkleidung und Arbeitsschuhe werden vor Dienstantritt in der richtigen Größe bestellt (weil der Kandidat bereits vorab Schuh- & Kleidergröße per Formular angegeben hat). Es wird automatisch die externe iT benachrichtigt, um für die neuen Mitarbeiter iT Zugänge und Emailadressen anzulegen etc.

Bei durchschnittlich 3 neuen Mitarbeitern pro Jahr spart das Unternehmen 2,35 Arbeitstage Verwaltungsaufwand. Und dadurch, dass die Mitarbeiter strukturiert willkommen heißt, ihnen in den ersten Tagen und Wochen relevante Info-Videos zur Verfügung stellt, konnte die Fluktuation im ersten Arbeitsjahr um über 50 Prozent gesenkt werden.

Sie wissen längst, dass die größten Kosten Ihres Unternehmens Ihre Personalkosten sind. Austritte im ersten Arbeitsjahr belasten aber nicht nur Ihr Personalbudget, sondern auch das Recruiting-Budget und vor allem die Mitarbeitermotivation.

Am Anfang dreht sich alles um Sie…

Fakt ist: Es gibt nie wieder so viel Aufmerksamkeit rund um Ihre „Neuen“, wie in den ersten paar Arbeitstagen und -wochen. Von Ihnen als Chef, von deren Kollegen, aber auch aus dem Privatumfeld. Beim Feiertags-Bier am Abend oder beim Familientreffen am Wochenende wird gefragt: „Na und, wie ist es in der neuen Firma?“.

Und dann stellt sich die Frage. Sagt Ihr neuer Mitarbeiter: „Um Gottes willen, völlig chaotischer Haufen, ich weiß gar nicht, ob ich hier bleiben mag.“, oder sagt er: „Es ist unglaublich toll, wie sich die um mich gekümmert haben. Sowas Herzliches, Nettes und Klares hab ich überhaupt noch nie erlebt.“.

Die Arbeitgeberbewertungsplattform kununu ist voll von dieser Art Rückmeldungen. Sehen Sie doch mal nach, wie über Ihr Unternehmen gesprochen wird. 

Daher mein Tipp: Kümmern Sie sich darum, dass vor Dienstantritt und in den ersten Tagen und Wochen, Ihre neuen Mitarbeiter und Fachkräfte, die Sie so mühsam gefunden haben, wirklich gut bei Ihnen ankommen. Nicht nur, um nett zu sein. Sondern aus rein ökonomischen Aspekten. 

Ich hoffe, Ihnen mit diesem Artikel Inspiration für Ihren Recruiting-Erfolg und vor allem für ein besseres Onboarding gegeben zu haben.


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